みんなで使うプリンター：共有プリンター

みんなで使うプリンター：共有プリンター

共有プリンターとは

– 共有プリンターとは共有プリンターとは、複数の利用者が、ネットワークを通じて接続し、印刷に利用できるプリンターのことです。従来は、従業員一人ひとりにプリンターが割り当てられていることが一般的でしたが、近年では、一台のプリンターを部署全体や会社全体で共有するケースが増えてきています。従来の一人一台のプリンターと比較して、共有プリンターには多くの利点があります。まず、プリンターの台数を減らすことができるため、購入費用やインクなどの消耗品にかかる費用を大幅に削減できます。また、プリンターの設置に必要なスペースも削減できます。さらに、高性能なプリンターを共有することで、全員が高品質な印刷物を利用できるようになるというメリットもあります。例えば、営業部で10人がそれぞれプリンターを持っている場合を考えてみましょう。これを、高性能な1台の共有プリンターに変更することで、印刷にかかる費用を大幅に削減することができます。また、これまでプリンターが10台分必要だったスペースを有効活用することも可能になります。さらに、高性能なプリンターであれば、これまで以上に高品質な提案書や見積書を作成することができ、顧客満足度の向上にも繋がる可能性があります。このように、共有プリンターには多くのメリットがあります。プリンターの購入や運用コストを抑えたい、オフィススペースを有効活用したい、高品質な印刷物を利用したいと考えている企業や部署には、共有プリンターの導入を検討することをおすすめします。

ネットワークプリンターとの関係

– ネットワークプリンターとの関係

職場でよく見かける「共有プリンター」について、その仕組みと、よく似た言葉である「ネットワークプリンター」との違いを解説します。

「共有プリンター」は、読んで字のごとく、複数の利用者で一台のプリンターを共同で使うことを指します。この時、プリンターは特定の人のパソコンに直接接続されているのではなく、オフィス全体に張り巡らされたネットワークに接続されています。

そして、このネットワークに接続されているプリンターのことを「ネットワークプリンター」と呼びます。つまり、共有プリンターは必ずネットワークプリンターであるといえます。

しかし、ネットワークプリンターだからといって、必ずしも共有プリンターであるとは限りません。例えば、自宅で無線LANルーターにプリンターを接続して、自分のパソコンだけで使っている場合を考えてみましょう。このプリンターはネットワークに接続されているのでネットワークプリンターですが、他の人と共有しているわけではないので共有プリンターではありません。

このように、「共有プリンター」と「ネットワークプリンター」は、似ているようで少し違うということを覚えておきましょう。

共有プリンターのメリット

複数のコンピューターから一つのプリンターを共有する、いわゆる共有プリンターには、コスト削減や資源の有効活用、設置スペースの縮小といったメリットがあることは広く知られています。しかし、共有プリンターの利点はそれだけではありません。その他にも、業務効率化やセキュリティ対策、環境負荷軽減など、様々なメリットが存在します。

まず、印刷を一括管理できるようになるため、業務効率化に大きく貢献します。部署や個人ごとにバラバラに設置されていたプリンターを共有プリンターに集約することで、印刷状況を簡単に把握できるようになります。このため、誰がいつ、どのくらいの量の印刷を行ったのかといった情報が一目瞭然となり、無駄な印刷を減らしたり、用紙の使用量を削減したりすることが容易になります。

また、セキュリティ面においても大きなメリットがあります。共有プリンターは、アクセス制限機能を設定することで、特定の利用者だけが印刷できるように制限をかけることができます。そのため、重要な書類や個人情報を含む文書などを印刷する際に、情報漏えいのリスクを大幅に減らすことができます。

さらに、環境への負荷を低減できる点も見逃せません。複数のプリンターを共有プリンターに置き換えることで、消費電力を抑え、二酸化炭素の排出量を削減することができます。これは、地球温暖化防止の観点からも重要な要素と言えるでしょう。

共有プリンターの利用

– 共有プリンターの利用皆が使えるように設置されたプリンターは、共有プリンターと呼ばれ、複数の人が一台のプリンターを共同で使うことができます。この共有プリンターを使うためには、まず自分のパソコンにプリンターを登録する必要があります。自分のパソコンと共有プリンターは、どちらも同じネットワークに接続されている必要があります。ネットワーク接続を確認した後、パソコンの設定画面を開きましょう。設定画面の中には、プリンターに関する項目がありますので、その項目を開いてください。プリンターに関する項目には、ネットワーク上で使用可能なプリンターの一覧が表示されます。その中から、自分が使いたい共有プリンターを探して選択します。選択後、画面の指示に従って操作すれば、プリンターの登録は完了です。登録が完了したら、あとは実際に印刷したいファイルを開いてみましょう。文書作成ソフトや画像編集ソフトなど、印刷したいファイルを開いたら、メニューの中から「印刷」を選びます。表示される印刷設定画面で、先ほど登録した共有プリンターが選択されていることを確認し、「印刷」ボタンを押せば、共有プリンターから印刷が開始されます。このように、共有プリンターは、一度設定してしまえば、後は自分のパソコンから普段通り印刷するのと同じように使うことができます。職場のプリンターなど、複数人でプリンターを共有している場合は、ぜひこれらの手順を参考に、共有プリンターを使ってみてください。

まとめ

多くの企業にとって、経費削減や業務効率化は重要な課題です。その解決策の一つとして、共有プリンターの導入が挙げられます。従来の個人用プリンターに比べて、共有プリンターには多くの利点があります。

まず、コスト削減に繋がります。プリンター本体の購入費用はもちろん、インクや紙などの消耗品費も削減できます。これは、プリンターの台数が減ることで、管理の手間が省けるためです。さらに、資源の有効活用にも貢献します。個人用プリンターの場合、使用頻度が低い場合でも、インクやトナーの交換が必要になることがあります。しかし、共有プリンターであれば、必要な時に必要なだけ印刷できるので、無駄を減らすことができます。また、消費電力の削減にも繋がり、環境負荷の低減にも繋がります。

共有プリンターの利用は、ネットワーク環境と適切な設定さえあれば、誰でも簡単に行うことができます。近年では、無線LANに対応した機種も増えているため、設置場所の自由度も高くなっています。

もし、御社がまだ共有プリンターを導入していないのであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。それは、経費削減、資源の有効活用、環境負荷の低減など、多くのメリットをもたらし、より快適なオフィス環境の実現に貢献するでしょう。